¿Qué es una nómina y cómo entenderla?

Una nómina es el documento que recibe el trabajador cada mes por parte de la empresa en la que trabaja. En ella se refleja el salario que ha percibido, así como las deducciones que se le han aplicado por impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social. La nómina es un documento muy importante, ya que sirve para demostrar los ingresos del trabajador, solicitar ayudas o prestaciones, hacer la declaración de la renta o reclamar en caso de que haya algún error o incumplimiento por parte de la empresa.

Sin embargo, muchas veces la nómina puede resultar difícil de entender, ya que contiene muchos conceptos y números que pueden confundir al trabajador. Por eso, en este artículo vamos a explicarte de forma sencilla y con algún ejemplo práctico qué significa cada concepto que aparece en la nómina y cómo se calcula.

El encabezado de la nómina

El encabezado es la parte superior de la nómina, donde se identifican los datos de la empresa y del trabajador. Estos son los datos que deben aparecer obligatoriamente:

• De la empresa: el nombre o razón social, el CIF (Código de Identificación Fiscal) y el código de cuenta de cotización a la Seguridad Social. Estos datos sirven para identificar a la empresa ante la Administración y ante el trabajador.

• Del trabajador: el nombre y apellidos, el DNI, el número de afiliación a la Seguridad Social, la categoría profesional, el grupo de cotización y la antigüedad. Estos datos sirven para identificar al trabajador ante la empresa y ante la Seguridad Social, así como para determinar su salario base y sus condiciones laborales.

Además, en el encabezado también debe figurar el periodo de liquidación, es decir, el mes al que corresponde la nómina y los días que se han trabajado dentro de ese mes. Por ejemplo, si la nómina es de marzo de 2023 y se han trabajado 22 días laborables, el periodo de liquidación sería del 1 al 31 de marzo de 2023 (22 días).

Los devengos de la nómina

Los devengos son las cantidades que el trabajador ha generado por su trabajo durante el mes. Estas cantidades se dividen en dos tipos: las percepciones salariales y las percepciones no salariales.

• Las percepciones salariales son las que forman parte del salario del trabajador y se tienen en cuenta para calcular las cotizaciones y las retenciones. Dentro de las percepciones salariales se encuentran:

  • El salario base: es la cantidad fija que le corresponde al trabajador por su categoría profesional y su grupo de cotización. Se establece en el convenio colectivo o en el contrato individual. Por ejemplo, si el convenio colectivo establece un salario base de 1.000 euros mensuales para un administrativo del grupo 7, ese será el salario base que aparezca en su nómina.

  • Los complementos salariales: son las cantidades que se añaden al salario base por motivos relacionados con el puesto de trabajo, las condiciones del mismo o los resultados obtenidos. Hay varios tipos de complementos salariales, como los complementos personales (antigüedad, idiomas, titulación…), los complementos de puesto (turnicidad, nocturnidad, peligrosidad…), los complementos de calidad o cantidad de trabajo (productividad, incentivos…) o los complementos extrasalariales (pagas extraordinarias). Estos complementos también se establecen en el convenio colectivo o en el contrato individual. Por ejemplo, si el administrativo del ejemplo anterior tiene una antigüedad de 5 años y recibe un complemento por ello de 100 euros mensuales, ese será uno de los complementos salariales que aparezcan en su nómina.

  • Las horas extraordinarias: son las horas que se realizan por encima de la jornada ordinaria pactada. Tienen un límite legal de 80 horas al año y deben pagarse o compensarse con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. El precio de las horas extraordinarias debe ser igual o superior al de las horas ordinarias y se suele fijar en el convenio colectivo. Por ejemplo, si el administrativo del ejemplo anterior realiza 10 horas extraordinarias en marzo de 2023 y el precio de cada hora extraordinaria es de 15 euros, ese será otro de los conceptos salariales que aparezcan en su nómina.

• Las percepciones no salariales son las que no forman parte del salario del trabajador y no se tienen en cuenta para calcular las cotizaciones y las retenciones. Dentro de las percepciones no salariales se encuentran:

  • Las indemnizaciones o suplidos: son las cantidades que se abonan al trabajador para compensarle por los gastos que ha tenido que realizar por motivo de su trabajo. Por ejemplo, las dietas por desplazamiento, el kilometraje por uso del vehículo propio, el plus de ropa de trabajo o el plus de transporte urbano. Estas cantidades tienen unos límites exentos establecidos por la ley, y si se superan, pasan a tributar como salario. Por ejemplo, si el administrativo del ejemplo anterior tiene que viajar a otra ciudad por trabajo y recibe una dieta de 50 euros, ese será uno de los conceptos no salariales que aparezcan en su nómina.

  • Las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social: son las cantidades que se perciben por parte de la Seguridad Social cuando el trabajador se encuentra en una situación de incapacidad temporal, maternidad, paternidad, jubilación, desempleo o incapacidad permanente. Estas cantidades están exentas de cotización y tributación hasta ciertos límites establecidos por la ley.

  • Las mejoras voluntarias de las prestaciones de la Seguridad Social: son las cantidades que se abonan al trabajador por parte de la empresa para complementar las prestaciones de la Seguridad Social. Por ejemplo, si la empresa decide pagar al trabajador el 100% de su salario durante la baja por enfermedad común, en lugar del 60% que paga la Seguridad Social, ese será otro de los conceptos no salariales que aparezcan en su nómina.

  • Las entregas a cuenta o anticipos: son las cantidades que se anticipan al trabajador por parte de la empresa antes de que realice el trabajo correspondiente. Por ejemplo, si la empresa le adelanta al trabajador una parte del salario del mes siguiente, ese será otro de los conceptos no salariales que aparezcan en su nómina.

La suma de todos los devengos (salariales y no salariales) constituye lo que se conoce como el salario bruto del trabajador. Es decir, el dinero que ha generado antes de aplicarle ninguna deducción.

Las deducciones de la nómina

Las deducciones son las cantidades que se restan al salario bruto del trabajador por concepto de impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social. Estas cantidades se dividen en dos tipos: las retenciones del IRPF y las cotizaciones a la Seguridad Social.

• Las retenciones del IRPF son el impuesto sobre la renta de las personas físicas que se aplica sobre los rendimientos del trabajo. Es un impuesto progresivo, es decir, que cuanto más se gana, más se paga. El porcentaje de retención depende de varios factores personales y familiares del trabajador, como el nivel de ingresos, el estado civil, el número de hijos o las deducciones aplicables. El trabajador puede solicitar a la empresa un cambio en el porcentaje de retención si considera que es demasiado alto o bajo. Al final del año, el trabajador debe hacer la declaración de la renta para regularizar su situación fiscal con Hacienda y ver si le sale a pagar o a devolver. Por ejemplo, si el administrativo del ejemplo anterior tiene un tipo de retención del 15%, ese será el porcentaje que se le aplique sobre sus percepciones salariales para calcular la cantidad que se le retiene cada mes.

• Las cotizaciones a la Seguridad Social son las aportaciones que se hacen al sistema público para financiar las prestaciones sociales. Se calculan sobre las bases de cotización del trabajador, que son las cantidades sobre las que se aplican los tipos de cotización correspondientes. Hay dos bases de cotización:

• La base de cotización por contingencias comunes: es la que se utiliza para calcular las cotizaciones por enfermedad común, accidente no laboral, maternidad, paternidad, jubilación, viudedad, orfandad y otras prestaciones. Se obtiene sumando el salario base y los complementos salariales, excepto las horas extraordinarias. Por ejemplo, si el administrativo del ejemplo anterior tiene un salario base de 1.000 euros y un complemento de antigüedad de 100 euros, su base de cotización por contingencias comunes será de 1.100 euros.

• La base de cotización por contingencias profesionales: es la que se utiliza para calcular las cotizaciones por accidente de trabajo, enfermedad profesional, incapacidad permanente, muerte y supervivencia derivadas de contingencias profesionales y cese de actividad. Se obtiene sumando el salario base, los complementos salariales y las horas extraordinarias. Por ejemplo, si el administrativo del ejemplo anterior tiene un salario base de 1.000 euros, un complemento de antigüedad de 100 euros y 10 horas extraordinarias a 15 euros cada una, su base de cotización por contingencias profesionales será de 1.250 euros.

Sobre estas bases de cotización se aplican unos tipos o porcentajes que determinan la cantidad que se debe pagar a la Seguridad Social cada mes. Estos tipos se dividen en dos partes: la parte que paga el trabajador y la parte que paga la empresa. Los tipos varían según el grupo de cotización al que pertenezca el trabajador y según las contingencias que se cubran. Estos son los tipos vigentes para el año 2023:

​Tipo por contingencias comunes	Tipo por desempleo	Tipo por formación profesional
4,70%	1,55%	0,10%

Para calcular la cantidad que se debe pagar a la Seguridad Social cada mes por parte del trabajador, se debe multiplicar cada base de cotización por el tipo correspondiente y sumar los resultados. Por ejemplo, si el administrativo del ejemplo anterior tiene una base de cotización por contingencias comunes de 1.100 euros y una base de cotización por contingencias profesionales de 1.250 euros, y pertenece al grupo de cotización 7, la cantidad que se le deducirá por cotizaciones a la Seguridad Social será:

• Por contingencias comunes: 1.100 x 0,047 = 51,7 euros

• Por desempleo: 1.250 x 0,016 = 20 euros

• Por formación profesional: 1.250 x 0,001 = 1,25 euros

• Total: 73 euros

La suma de todas las deducciones (retenciones del IRPF y cotizaciones a la Seguridad Social) constituye lo que se conoce como el salario neto del trabajador. Es decir, el dinero que le queda después de aplicarle todas las deducciones.

Conclusión.

Como hemos visto, la nómina es un documento que refleja el salario que recibe el trabajador cada mes por su trabajo y las deducciones que se le aplican. Es importante saber interpretar la nómina para comprobar que los datos son correctos y que la empresa cumple con sus obligaciones legales. Además, la nómina sirve para conocer los derechos y deberes del trabajador como contribuyente y como beneficiario de las prestaciones sociales. Además, es importante conservar todas las nóminas para poder acreditar en el futuro que efectivamente se trabajó y por cuanto se cotizó. Recuerda que tu pensión de jubilación o de incapacidad (por ejemplo, por enfermar o sufrir un accidente) depende del tiempo que has trabajado y del importe por el que has cotizado. También una posible indemnización por despido o fin de contrato se calcula con los datos que aparecen en la nómina.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a entender mejor tu nómina. Recuerda que si tienes alguna duda o consulta sobre tu nómina o sobre cualquier otro tema relacionado con el derecho laboral, puedes contactar con nosotros y te ayudaremos encantados. 😊